La regla de los dos minutos para aumentar la productividad
¿Te sientes estresado por posponer las cosas?
Te levantas de mañana, bebes una taza de café, la dejas sucia en la mesa y ahí se queda hasta el día siguiente, cuando la ocupas de nuevo para hacerte café. Tienes 3 días para enviar un documento importante, ya pasaron dos y tú sigues pensando en ello todo el tiempo. La haces el último día, a última hora. Tu madre te pide que riegues sus begonias, lo pospones para la tarde, para finalmente olvidarlo. La planta murió.
¿Te pasa que pospones las cosas para más tarde, acumulas en tu mente un montón de pequeñas tareas y, en consecuencia, te sientes estresado, o te olvidas de hacer algo?
¿Qué es la regla de los dos minutos?
La regla de los dos minutos es una simple regla propuesta por David Allen en su libro Getting Things Done que dice: “Si la actividad que enfrentas, no te lleva más de 2 minutos, debes hacerla ahora mismo”. En la práctica significa no posponer las cosas que de todos modos tenemos que hacer y que, además, hacerlas no nos toma mucho tiempo.
¿Por qué es importante la regla de los dos minutos?
Las tareas de menos de 2 minutos, simplemente no vale la pena que ocupen nuestra mente, y tampoco que ocupen espacio en nuestra lista de cosas para hacer después. Porque solo el hecho de anotar algo y buscarlo después en la lista, nos toma más o menos 2 minutos.
Añadimos a esto otros 2 minutos que necesitamos para hacer la tarea y tenemos 4 minutos para terminar todo el proceso. Es dos veces más tiempo que si tomamos acción sin vacilar. Ahorrar dos minutos de tiempo puede parecer poco, pero cuando lo multiplicas por todas las pequeñas tareas del día, te ahorras 20, 30, quizás hasta una hora de tu valioso tiempo.
¿Cómo implementar la regla de los dos minutos?
Alguien puede decir que de todas formas nadie anota estas pequeñas tareas. Basta con recordarlas. El problema es que es muy contra-productivo mantener la mente llena de pequeñas tareas. O vas a olvidar algo o por tratar de recordarlo todo no serás capaz de concentrarte completamente en tareas más importantes. En ambos casos eres menos productivo.
Una solución sería hacer uso de la regla de los 2 minutos para las tareas pequeñas y anotar todas las demás, para mantener la mente vacía y no olvidar nada importante. Y es lo que recomienda David Allen en su libro. La regla de 2 minutos aumenta la productividad en el trabajo, y también en casa.
Por ejemplo: ¿Te llama un compañero y te pide que le envíes X documento? Hazlo de inmediato, tu compañero estará agradecido y tú no tendrás que pensar más en esto. O, lees un correo electrónico y puedes dar una rápida respuesta? No lo pospongas, porque de lo contrario, más tarde tendrás que volver a leerlo, y perderás más tiempo.
En resumen: al hacer inmediatamente pequeñas tareas te liberas tiempo, y tienes menos cosas en la cabeza. Además, terminar una tarea, por pequeña que sea, te da una sensación de logro y te motiva a enfrentar las tareas más grandes.
Pero ojo… Hay situaciones en las que la regla de dos minutos no tiene ningún sentido. Imagina que estás trabajando en un proyecto importante y de repente alguien te llama por teléfono para pedirte un pequeño favor. En este caso, es mejor anotarlo y seguir trabajando en el proyecto, porque de lo contrario perderás el ritmo y luego tardarás mucho tiempo en concentrarte de nuevo en tu trabajo.
Conclusiones
La regla de dos minutos funciona en cada área y tiene un efecto positivo en nuestra productividad. Por lo tanto, es bueno si se convierte en un hábito. ¿Y tú, haces uso de la regla de dos minutos? ¡Anímate, y me comentas si notas la diferencia!
